HomeGlobe Magazine artikelInternationale douaneoplossingen

Internationale douaneoplossingen

1 november 2016 - Richard Groenendijk

Download artikel | Download uitgave (globe magazine, november 2016)

Voor ondernemingen met dochterbedrijven en vestigingen in verschillende landen vormt een uniform douanemanagement een grote uitdaging - zelfs binnen de EU. Elk land heeft immers zijn eigen eigenaardigheden als het gaat om douane. En elke nationale douaneorganisatie biedt weer andere IT-systemen voor de afhandeling van in- en uitvoer. Welke mogelijkheden bestaan er om het beste uit deze situatie te halen?

Voor industriële ondernemingen is hun netwerk met vestigingen in verschillende landen van de EU een belangrijke succesfactor. Ze benutten de locatie- en concurrentievoordelen van elke vestiging voor de opbouw van geoptimaliseerde productie- en distributienetwerken. Zodra de goederen over de buitengrenzen van de EU worden in- of uitgevoerd, stijgt echter de complexiteit. Dat wekt verbazing: de EU is toch een douane-unie?

"Als het om douane gaat heeft elk land zijn eigenaardigheden en onderling afwijkende procedures", verklaart Richard Groenendijk, general manager van AEB Nederland. En elk nationale douaneorganisatie heeft zich op verschillende IT-systemen vastgelegd. Duitsland benut bijvoorbeeld ATLAS, het Verenigd Koninkrijk NES en Nederland AGS, NCTS en Portbase.

De meeste ondernemingen reageren hierop met decentrale oplossingen. Op elke in- of uitvoerende vestiging bevindt zich een douaneafdeling die bekend is met de lokale bijzonderheden - en die een lokaal stand-alone douanesysteem gebruikt. Als alternatief kiezen sommige ondernemingen ervoor om de douaneafhandeling uit te besteden aan douaneagenten of expeditiebedrijven om een omvangrijke verzameling van lokale oplossingen te vermijden. Groenendijk moet met gemengde gevoelens terugdenken aan zijn tijd als douanemanager bij een internationale logistiek dienstverlener, toen hij met dertien verschillende systemen had te maken. "Dat was eerlijk gezegd een nachtmerrie. Ik zou heel wat hebben gegeven voor een enkel centraal platform."

Vernieuwingen door de UCC

Geen wonder dat veel ondernemingen en brancheorganisaties in de EU-landen een betere oplossing eisen. De Europese wetgevende instantie heeft daaraan voldaan - sinds de ingang van de UCC op 1 mei 2016 kunnen ondernemingen volgens Artikel 179 van de UCC onder bepaalde voorwaarden aansprak maken op een gecentraliseerde douaneafhandeling. Concreet betekent dit dat een onderneming met de AOE-C-status een douane- of uitvoeraangifte kan indienen met zijn eigen douanesysteem bij zijn eigen douaneautoriteit - zelfs als het gaat om goederen die onder de verantwoordelijkheid van een andere douaneautoriteit in een ander EU-land vallen.

Een voorbeeld: een importeur uit Essen dient zijn douaneaangifte in bij het Duitse douanekantoor in Essen. Als de importeur de betreffende toestemming volgens Artikel 179 heeft, kan hij de goederen bij de douane in Rotterdam aanbieden. De douane in Essen bekommert zich om de verificatie van de documenten die voor de aangifte noodzakelijk zijn en vraagt als dat nodig is om aanvullende documenten. Als de documentatie in orde is, geven de douanebeambten uit Essen hun collega's in Rotterdam opdracht om de goederen visueel te controleren en monsters te nemen. Die douanekantoren in Essen en Rotterdam wisselen onderling de informatie uit die voor goedkeuring van de aangifte en vrijgave van de goederen noodzakelijk is. De overige formaliteiten handelt het kantoor in Essen af. Rechtstreekse communicatie tussen de importeur uit Essen en de douane in Rotterdam is niet nodig.

(Nog) geen reden tot vreugde

Voorlopig moeten geïnteresseerde ondernemingen veel geduld betrachten. Het is namelijk te vrezen dat Artikel 179 van de UCC de komende jaren nog niet kan worden toegepast. Hoofdreden is de verscheidenheid in IT-systemen. Om conform de doelstelling van de UCC gestroomlijnd te kunnen samenwerken, moeten de douanesystemen van de EU-landen in staat zijn om onderling elektronisch gegevens uit te wisselen. Dat project zal echter pas eind 2020 zijn afgerond.

Terwijl de douaneautoriteiten tot 2020 aan een efficiënte oplossing voor de gegevensuitwisseling werken, dienen ze tegelijkertijd diverse juridische en organisatorische vragen te beantwoorden. De douaneautoriteiten moeten het bijvoorbeeld eens worden over de verdeling van de douanerechten bij een centrale douaneafhandeling. Zoals bekend gaan op dit moment 75 procent van de douanerechten naar de EU in Brussel, terwijl 25 procent is bestemd voor dekking van de kosten in het land van aangifte. In deze 25 procent is natuurlijk ook de douane geïnteresseerd die verantwoordelijk is voor de vrijgave van de goederen. Kortom: wie voor stroomlijning van zijn douaneprocessen dus op Artikel 179 van de UCC wacht, heeft een lange adem nodig.

Efficiëntie met een uniform douanesysteem

Er bestaan gelukkig intelligente oplossingen voor optimalisatie van de douaneprocessen die zich alleen binnen de contouren van de onderneming afspelen. Daarbij speelt de standaardisatie van IT-systemen een cruciale rol: in plaats van verschillende lokale systemen te implementeren, wordt een uniform internationaal douaneplatform gecreëerd voor afhandeling van douaneprocessen op verschillende vestigingen in verschillende landen. Uiteraard moet een dergelijk platform voldoen aan de regelgeving van de aangesloten landen en door de betreffende douaneautoriteiten gecertificeerd of getest en toegelaten zijn.

Dergelijke geïntegreerde systemen bieden zowel de IT- als douanemanagers een reeks van voordelen: alle declaraties worden centraal op één plek gearchiveerd. De centrale database maakt het bovendien mogelijk om processen te analyseren over de landsgrenzen heen. Daarnaast zijn de IT-kosten voor implementatie, onderhoud, updates en support aanzienlijk lager zijn dan bij een verzameling van lokale systemen. Tot slot: een uniforme werkwijze met een uniforme gebruikersinterface stelt de verschillende lokale douaneafdelingen binnen een bedrijf in staat om elkaar te ondersteunen.

Groenendijk ziet daarnaast nog een strategisch voordeel: tot nu toe werd de douaneafhandeling op kleinere vestigingen vaak overgelaten aan derden, die zich daarvoor goed lieten betalen. Met een geïntegreerd systeem is dat niet meer nodig. Groenendijk: "Ik voorzie een trend tot insourcing".

 

info auteur
Richard Groenendijk is general manager van AEB Nederland.

 

Terug naar het overzicht
  • NL Exporteert: Download de app nu

    app screenshot 
     
    Download on the App Store Badge US-UK 135x40
     
    en app rgb wo 45