Home

Achtergrond informatie ECS

Let op: opent in een nieuw venster E-mailadres

Een korte beschrijving:

1.Een exporteur, of een aangever namens de exporteur, doet een elektronische uitvoeraangifte
2.Na registratie krijgt de zending een MRN, komt een EAD beschikbaar en wordt de zending vrijgegeven. Het kan zijn dat de zending voor vrijgave door de Douane wordt gecontroleerd
3.De goederen kunnen worden vervoerd naar een kantoor van uitgaan.
4.Zodra de goederen zijn aangekomen moet de aankomst elektronisch worden gemeld; het kan zijn dat de Douane de goederen wil controleren
5.De goederen kunnen eventueel tijdelijk worden opgeslagen in afwachting van een uitgaand vervoermiddel
6.Goederen kunnen worden geladen, maar voor vertrek van het vervoermiddel moet een elektronische manifestmelding worden gedaan
7.Na vertrek van het vervoermiddel wordt een bevestiging van het uitgaan gezonden aan de exporteur/aangever.

ECS kent 3 belangrijke momenten:

  1. Het doen van de uitvoeraangifte
    Een uitvoeraangifte is een aangifte met een bijzondere verplichting: de exporteur heeft de verplichting om er voor te zorgen dat een zending binnen 150 dagen na vrijgave de EU heeft verlaten
  2. Het melden van de aankomst
    Deze melding stelt de Douane in staat om toezicht te houden en een eventuele uitgaande controle te doen.
    Door deze melding krijgt de zending de status “Aangekomen”
  3. Het indienen van een uitgaand manifest
    Deze melding heeft een groter belang dan alleen ECS; alle goederen die aan boord van een uitgaand vervoermiddel worden geladen moeten worden opgenomen in het elektronisch uitgaand manifest; dit kan bijvoorbeeld door een verwijzing naar een MRN van ECS zending
    Door deze melding krijgt de zending de status “Uitgegaan”
    Na vertrek van een uitgaand vervoermiddel krijgt de zending de status “Uitgaan bevestigd” en ontvangt de exporteur/aangever een bevestiging van het uitgaan

ECS en het CDW onderkennen de volgende verantwoordelijkheden:

  • Een exporteur is verantwoordelijk voor het doen van een uitvoeraangifte; de exporteur kan dit laten doen door een aangever, veelal een expediteur
  • Een exporteur neemt de verplichting op zich om de goederen binnen 150 dagen te laten uitgaan
  • De Trader at Exit moet zorgen voor een aankomstmelding en een manifestmelding

Trader at Exit

Voor de Trader at Exit worden twee belangrijke momenten voorzien:
  • Het doen van de aankomstmelding
  • Het doen van de manifestmelding
De wetgever heeft niet bepaald wie de Trader at Exit is; iedereen die in staat is om de melding te doen, kan en mag dat doen. Daar zijn uiteraard spelregels voor, zoals een vergunning “elektronisch berichtenverkeer uitgaan”.

Douane krijgt regelmatig de vraag wie de Trader at Exit nu eigenlijk is. De wetgever heeft geen nadere aanduiding willen geven. Maar Douane wil daarvoor de volgende aanwijzing geven:

Nadat goederen zijn aangekomen op een uitgaand kantoor moet de aankomst van de zending elektronisch worden gemeld. Op dat moment bevinden de goederen zich veelal bij de toegangspoort van een (container)terminal of bij een 2e linie loods op de luchthaven.
Het ligt derhalve voor de hand dat een terminalhouder (stuwadoor) zorgt voor een aankomstmelding. Op de luchthaven Schiphol heeft het bedrijfsleven in het kader van de ACN werkafspraken gemaakt. Afgesproken is dat de aankomstmeldingen worden verzorgd door de beheerders van de  2e linieloodsen. Deze aankomstmelding wordt gedaan op het moment dat de goederen worden overgedragen aan de afhandelaars. Omdat een aankomstmelding kan leiden tot een controle bericht, kan dat voor een stuwadoor of afhandelaar een signaal zijn om een zending op een aparte locatie op te slaan. Dat kan daarom bijdragen aan een goed logistiek proces.

Goederen worden geladen aan boord van een zeeschip of een vliegtuig. Voor vertrek moet een elektronische manifestmelding worden ingediend bij de Douane. De cargadoor of een luchtvaartmaatschappij weet welke goederen zijn geladen. Het ligt derhalve voor de hand dat een cargadoor of een luchtvaartmaatschappij zorgt voor de elektronische manifestmelding.

Kort samengevat: het lijkt de Douane logisch om de volgende rolverdeling te hanteren.
De stuwadoor of beheerder van een 2e linieloods vrachtafhandelaar treedt op als Trader at Exit en zorgt voor een aankomstmelding.
De cargadoor of luchtvaartmaatschappij treedt op als Trader at Exit en zorgt voor de manifestmelding.

Het belang van het doen van de ECS meldingen en in de juiste volgorde

In de uitvoeraangifte moet de exporteur/aangever het voorziene kantoor van uitgaan vermelden. Dat voorziene kantoor van uitgaan ontvangt een melding dat een zending onderweg is naar dat kantoor. De zending krijgt de status “Verwacht”. Douane doet een risico analyse op deze vooraanmeldingen en selecteert een zending voor een uitgaande controle.

De elektronische aankomstmelding wordt vergeleken met de voor controle geselecteerde zendingen. Als er een match is, ontvangt de Trader at Exit een controle bericht.
De gegevens van de zending worden opgenomen in een zogenaamde verplichtingenbak.

Door het vermelden van de zending op een uitgaand manifest wordt de zending verwijderd uit de verplichtingenbak.

Als nu bijvoorbeeld blijkt dat een zending op een uitgaand manifest is opgenomen, maar de zending is niet opgenomen in de verplichtingenbak, dan ontstaat er een zogenaamde mismatch. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de aankomst van een zending niet is gemeld. De zending krijgt niet automatisch de status “Uitgegaan”; er zal eerst moeten worden nagegaan wat er aan de hand is.

Een zending die wel voor aankomst is gemeld, maar wel uitgaat zonder een vermelding op een uitgaand manifest, zal de status “Aangekomen” blijven houden. Een exporteur zal geen bevestiging van het uitgaan ontvangen.

Het belang van goede onderlinge afspraken

Het tijdig zorgen voor de ECS meldingen en in de juiste volgorde zal bijdragen aan een goede werking van ECS en kan zorgen voor een snel en ongehinderd logistiek proces voor uitgaande goederen.

Een exporteur/aangever heeft er alle belang bij dat de logistieke partners in de havens en luchthavens de ECS meldingen tijdig en elektronisch melden. Dat stelt de exporteur in staat om de verplichting om een zending binnen 150 dagen te laten uitgaan, na te komen.

Voor Nederlandse exporteurs die via een Nederlandse haven of luchthaven goederen laten uitgaan hebben over het algemeen nog wel een mogelijkheid om afspraken te maken. Desnoods via de koepelorganisaties.
Voor exporteurs die gevestigd zijn in een andere Lidstaat en die via een Nederlandse haven of luchthaven goederen laten uitgaan is dat een stuk lastiger. Zij moeten kunnen vertrouwen op het tijdig en volledig doen van de ECS meldingen. Daar komt bij dat een buitenlandse exporteur in veel gevallen te maken heeft met een nationale verplichting om een elektronische bevestiging van het uitgaan te ontvangen als onderdeel van het OB 0-tarief. Een goede werking van ECS kan derhalve bijdragen aan een positief imago van het Nederlandse logistieke bedrijfsleven en indirect aan de concurrentie positie van de Haven van Rotterdam en Schiphol.

Eventuele gevolgen voor een exporteur

Indien er geen bevestiging van het uitgaan is ontvangen binnen 150 dagen na de vrijgave van een zending, kan een uitvoeraangifte ongeldig worden gemaakt.

Wat mag u van de Douane verwachten

  • 45 dagen na vrijgave van een zending ontvangt u een signaal dat een zending nog niet is uitgegaan
  • 75 dagen na vrijgave van een zending ontvangt u een tweede signaal; dat stelt u in de gelegenheid om bij uw logistieke partners na te gaan wat er met uw zending aan de hand is
  • weet u zeker dat uw zending is uitgegaan, dan kunt u Douane verzoeken om het uitgaan te bevestigen; daarvoor moet u enkele gegevens verstrekken aan de Douane, en u moet natuurlijk zelf de bewijzen hebben opgenomen in uw administratie
  • Douane zal de goede werking van ECS doorlopend monitoren
  • Douane zal snel reageren op een mismatch en zodoende zorgen dat er geen oponthoud ontstaat voor een zending.

Hebt u nog vragen? Kijk dan op onze website www.douane.nl/zakelijk/ecustoms. Of neem contact op met de Nationale Helpdesk Douane, (055) 577 66 55 of BelastingTelefoon Douane, 0800 0143.
  • NL Exporteert: Download de app nu

    app screenshot 
     
    Download on the App Store Badge US-UK 135x40
     
    en app rgb wo 45